Zomaar een dag
Inkijkje in het organisatieontwerp en ontwikkeltraject bij de IND

9 juni 2015 I blog, ontwerp

“Het zou wel fijn zijn als je er toch bij kan zijn. Ik hoop dat het lukt. Tot snel.” En daarmee sluit Jelmer ons telefoongesprek af. Goed dat ik toch nog even navroeg of hij nu wel of niet verwachtte dat ik bij het ingelaste MT overleg zou aansluiten.

Dit extra overleg gaat helemaal over de (tussen)resultaten van de verschillende werkgroepjes die elk een deel van de nieuwe organisatie aan het uittekenen zijn. Veel van die resultaten moeten nu in samenhang met elkaar worden beschouwd en nog belangrijker – worden geaccordeerd door het MT. Want Jelmer en ik weten wel wat de groepen bedenken en sturen hier en daar bij en brengen de groepen met elkaar in contact, maar uiteindelijk moet het nieuwe MT kennisnemen van de resultaten, de samenhang doorzien en erachter staan. Voor hen een pittige klus, want ze moeten tegelijkertijd deze organisatie leren kennen en beslissingen nemen over de nieuwe inrichting.

Terugkijkend zijn er een aantal fases te herkennen in dit organisatieontwerptraject. De eerste fase was organisatiebreed, daarin werd gekozen voor de nieuwe strategie van klant centraal, dienend leiderschap en een nieuwe directiestructuur. Daarna volgde de fase waarin de verschillende directies de vertaling moesten maken naar het – voor het formele reorganisatietraject noodzakelijke – O&F rapport per directie. De directie Juridische Zaken – die met dik 200 juristen de bezwaar en beroepszaken tegen deze vergunningsverlenende overheidsinstantie afhandelt – werkte de strategie uit naar een keuze voor kleine hometeams voor de juristen, een explicietere kennis en adviesrol naar de overige directies en een gewenste cultuurverandering van naast elkaar werkende juristen naar ‘zichtbaarheid, dienstbaarheid en aanspreekbaarheid’.

Sindsdien mag ik meekijken, denken en puzzelen bij het verder uitwerken van dit grofontwerp. En er is veel gebeurd! In verschillende werksessies met medewerkers hebben we het juristen hometeam uitgewerkt. Daarbij keken we eerst naar de stakeholders en het primaire proces van een team. De kernvraag was hoe we de aanvrager en rechtbank goed kunnen bedienen, en tegelijkertijd onafhankelijker worden van de (grillige) rechtbankplanning? Na het herontwerp van het basis werkproces verdeelden we de verschillende werksoorten zo over de teams dat zowel efficiency, specialisatie als flexibiliteit bereikt worden. Een klein groepje vormde beelden over de teamtaken en rolverdeling in de teams. Het nieuwe werkproces is verder uitgewerkt, inclusief de wijzen waarop feedback en van elkaar leren vorm kan krijgen. Parallel werkten de senioren aan hun eigen rol – wie zouden zij worden nu ze ineens verdeeld worden over de teams? Ook de specialistische teams en de ondersteuningsteams gingen aan de slag met hun werkpakket en rolverdelingen van teamleden.

Het formele reorganisatietraject ging natuurlijk ook door en ondertussen is dus een nieuw tactisch managament team aangetreden. De ingelaste bijeenkomst zal helpen om het plaatje over te dragen en de nieuwe tactisch managers langzamerhand de rol van Jelmer en mij te laten overnemen. Maar in de hectiek is alleen naar de agenda’s van de MT leden gekeken. Even kijken of ik mijn afspraak kan verzetten…